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Hausverwaltung – FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Hausverwaltung


Allgemeine Fragen

Allgemeine Antworten zum Tool

Fragen allgemeiner Natur

Welche Funktionen kann ich während des Testzeitraums nutzen?

Ihnen stehen innerhalb des 365-tägigen Testzeitraums alle vorhandenen Funktionen vollständig zur Verfügung. So können Sie alle Disziplinen hinreichend testen und ausprobieren, welche am besten zu Ihnen und Ihren Anforderungen passen. Einzige Ausnahme bildet die Funktion „digitaler Postversand“, der an dieser Stelle noch nicht genutzt werden kann. Während dieser 12 Monate ist Ihr Account entsprechend vollständig nutzbar. Sie können in dieser Testphase problemlos bis zu 100 Einheiten anlegen. Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr Kapazitäten benötigen. Gern stocken wir die Anzahl der Einheiten auf, damit Sie unser Tool umfänglich kennenlernen und ausprobieren können. Das ist uns sehr wichtig.

Wie kann ich technischen Support erhalten

Kundenzufriedenheit ist uns äußerst wichtig. Sprechen Sie uns bei Problemen gern an. Wir melden uns noch am selben Tag zurück, damit Sie mit der Online-Immobilienverwaltung schnell weiterarbeiten können.

Welcher Tarif ist der richtige für mich?

Um den passenden Tarif auszuwählen, kommt es einerseits darauf an, wie viele Einheiten Sie managen möchten und andererseits welche Funktionen Sie dafür benötigen. Wir empfehlen unseren Kunden den Tarif „Immobilienmanager“ auch bei einer kleineren Anzahl an Einheiten. Dieser Tarif verfügt über hilfreiche Funktionen, die Ihre Kommunikation mit den Mietern extrem erleichtern.

Wie viele Einheiten kann ich verwalten?

Aus technischer Sicht sind keine Grenzen gesetzt. Viele unserer Kunden verwalten einen großen dreistelligen Wohnungsbestand mit unserem Tool. Sprechen Sie uns gern an. Wir beraten Sie ausführlich in einem persönlichen Gespräch per E-Mail oder Telefon.

Sind die Kosten des Tools auf meine Mieter umlegbar?

Sie können die Kosten für die Software ebenso wenig auf den Mieter umlegen, wie auch sonstige mit der Verwaltung zusammenhängende Kosten. Siehe auch Betriebskostenverordnung § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetriKV.

Kann ich die Kosten steuerlich geltend machen?

Sie können die Kosten für die digitale Immobilienverwaltung steuerlich über Werbekosten vollständig absetzen, sofern Sie die Immobilie nicht privat nutzen und oder Einkünfte erzielen möchten. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Rechnungsbelege aufzubewahren und Ihrer Steuererklärung beizufügen.

Welche Daten zu Finanzen werden rückwirkend geladen?

Uns ist lediglich erlaubt, die Mieteingänge der letzten drei Monate einzulesen. Benötigen Sie Daten, die älter als drei Monte sind, gibt es die Möglichkeit unseren Datenimport zu nutzen. Neben dem Bankkonto finden Sie drei Punkte „…“. Hier können Sie das erforderliche Template aufrufen, ausfüllen und wieder importieren.

"Macht die Online-Immobilienverwaltung für mich Sinn, wenn meine Mieter die Kommunikationswege SMS, E-Mail oder Mieterportal nicht nutzen möchte"

Sie können problemlos den digitalen Postversand für Ihre Korrespondenz nutzen und über unseren Kooperationspartner Deutsche Post versenden.

Kann ich digitale Mietverträge erstellen?

Wir bieten Ihnen rechtssichere Mietverträge an, die Sie nutzen können. Sie gelten für Einfamilien- und Mehrfamilienhäuser, Wohnungen sowie Stellplätze als auch Garagen. Der Mietvertrag wird innerhalb der Objektdetails angelegt, da hier die alle notwendigen Daten über Objekt und Mieter direkt gezogen werden können. Noch muss der Vertrag ausgedruckt werden, es wird aber in den kommenden Monaten möglich sein, ihn auch digital zu unterschreiben.

Achtung: Der digitale Mietvertrag ist nur in einer Bezahlversion nutzbar, da wir Ihre Bankdaten für die Abrechnung benötigen.

Abonnement und Preise

Wie bekomme ich den Rabatt als Mitglied des VermieterVerein e.V.?

Wir sind verschiedene Kooperationen mit qualifizierten Vermietergemeinschaften eingegangen. Dazu gehört auch der VermieterVerein e.V. Im Zuge dessen bieten wir allen Mitgliedern dieses Vereins einen exklusiven Rabatt auf unsere Tarife. Diese Ermäßigung wird automatisch in Ihr Profil eingepflegt und erscheint anschließend im Bestellprozess. Melden Sie sich gern bei uns, wenn Sie weitere Fragen haben.

Wie geht es nach Ablauf meiner Testphase weiter?

Sie können die Online-Immobilienverwaltung während der Testphase 365 Tage lang kostenlos nutzen und sich währenddessen intensiv mit der Software vertraut machen. Eine Kündigung ist hier nicht notwendig. Die Testversion endet automatisch nach den 365 Tagen.

Kann ich einfach kündigen?

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Mitgliedschaft in Ihrem Profil zu kündigen. Bitte beachten Sie hierbei die Frist von zwei Wochen zum Ende des letzten Monats Ihrer Vertragslaufzeit. Sie können uns Ihre Kündigung per E-Mail oder auch per Post zukommen lassen. Gern sind wir für Rückfragen für Sie da. Sie erreichen uns jederzeit per eine E-Mail.

"Was passiert nach der vereinbarten Vertragslaufzeit (30 Tage,/12 Monate)"

Hier müssen Sie nichts tun. Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um den jeweiligen Zeitraum. Möchten Sie diesen ändern und in einen günstigeren Tarif umwandeln, dann sprechen Sie uns gern an.

Welche Zahlungsmittel werden unterstützt?

Sie können Ihre Mitgliedschaftsgebühr per Kreditkarte oder Lastschriftverfahren bezahlen.

Kann ich den nächsthöheren Tarif auch testen?

Auch während der einjährigen Testphase können Sie bereits alle Funktionen, bis auf den digitalen Postversand, nutzen und ausprobieren. Erst danach entscheiden Sie sich für ein Tarif-Modell. Möchten Sie anschließend dennoch einen höherwertigen Tarif austesten ist dies auch möglich. Sprechen Sie uns gern dazu an. Wir werden Sie gern dabei unterstützen.

Wie erfolgt die Abrechnung?

Je nachdem, wann Sie Ihre Mitgliedschaft abgeschlossen haben, erfolgt die Abrechnung unterschiedlich. Bei der monatlichen Mitgliedschaft wird der Beitrag jeweils am Tag der Vertragsschließung fällig. Haben Sie zum Beispiel am 14. eines Monats den Vertrag abgeschlossen, wird der monatliche Mitgliedsbeitrag Ihrem Konto jeweils am 14. des Folgemonats belastet. Haben Sie hingegen eine jährliche Mitgliedschaft abgeschlossen, rechnen wir mit Vertragsbeginn Ihres Tarifs für den gesamten Vertragszeitraum ab.

Worin unterscheiden sich die Tarife?

Zum einen kommt es darauf an, wie viele Einheiten Sie über das Tool steuern möchten und zum anderen welche Funktionen Sie als für wichtig erachten. Im Vergleich zum günstigsten Tarif ‚Immostarter‘ können Sie mit dem Tarif Immomanager beispielsweise bis zu 15 Einheiten (statt 5 Einheiten) verwalten und verfügen zusätzlich über drei weitere Funktionen, wie das Mieter-/Vermieterportal, die erweiterte Finanzverwaltung und den kostenlosen SMS-Versand.

Wie kann ich auf einen anderen Tarif wechseln?

Einen Tarifwechsel können Sie jederzeit in Ihrem Profil vornehmen. Bitte beachten Sie hier, dass Upgrades jederzeit möglich sind, Downgrades (beispielsweise ein Wechsel vom Tarif ‚Immomanager‘ zu ‚Immostarter‘) hingegen erst zum Ende der Mindestlaufzeit erfolgen können.

Wie viele Einheiten kann ich mit der Online-Immobilienverwaltung verwalten?

Aus technischer Sicht sind keine Grenzen gesetzt. Viele unserer Kunden verwalten einen großen dreistelligen Wohnungsbestand mit unserem Tool. Sprechen Sie uns gern an. Wir beraten Sie ausführlich in einem persönlichen Gespräch per E-Mail oder Telefon.

Sicherheit

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ihre Daten werden auf unternehmenseigenen Servern in Deutschland gespeichert. Diese Server stehen in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum.

Kann ich meine Daten mitnehmen?

Sie können selbstverständlich Ihre Daten mitnehmen. Sie haben die Möglichkeit, die Daten aus Ihrem Profil zu exportieren. Wir helfen gern weiter, sollten Probleme auftauchen.

"Was passiert mit meinen Daten, wenn ich mein Profil lösche?"

Nachdem Sie Ihr Profil gelöscht haben, bleiben Ihre Daten erst noch drei Monate gesperrt, bevor wir sie endgültig löschen. Während dieser drei Monate können Sie Ihre Daten in Ruhe exportieren. Anschließend ist dies jedoch nicht mehr möglich, da alle Daten gelöscht sind.

Nebenkostenabrechnung

Das Handbuch

Eine detaillierte Anleitung für das Erstellen von Nebenkostenabrechnungen

Schritt 1: Welche Daten muss ich für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung einpflegen?

Im ersten Stepp müssen Sie zunächst Ihre Objekte und Wohnungseinheiten im Tool anlegen. Bevor Sie also mit der Nebenkostenabrechnung starten können, ist etwas Vorarbeit zu leisten. Bitte denken Sie daran, ohne das Einpflegen der Daten kann KEINE Nebenkostenabrechnung erstellt werden.

1. Objekt und Einheit anlegen:

Sie können Ihre Objekte und Einheiten über den Menüpunkt „Objekte“ links auf der Seite anlegen. Klicken Sie rechts auf + neues Objekt. Wählen Sie anschließend den Objekttyp aus. (Einfamilienhaus, Wohn- und Geschäftshaus, Wohnungen/Gewerbeeinheiten). Anschließend pflegen Sie dort sämtliche Daten Ihrer Immobilie ein. Sowohl den Namen des jeweiligen Objektes als auch Adresse und Land. Anschließend öffnet sich Ihr angelegtes Objekt und Sie können anfangen, Ihre Wohnungen und Mietverhältnisse anzulegen.

2. Mietverhältnisse anlegen:

Bitte hinterlegen Sie bei dem Punkt „Mietverhältnisse“ unbedingt die Kaltmiete sowie die Betriebskosten. Darüber hinaus ergänzen Sie die Parameter Quadratmeter Ihrer Wohnung, Anzahl der Bewohner und das Datum des Mietbeginns. Später werden diese Daten für die Nebenkostenabrechnungen zugrunde gelegt.

Eigentümer anlegen:

Eigentümer werden auf der Objekt- und Einheiten-Ebene angelegt. Dort finden Sie die Kachel „Kontakte“. Bitte gehen Sie darauf und klicken dort auf den Button „Ändern“. Jetzt können Sie einen neuen Kontakt anlegen. Über das Dropdown-Menü können Sie „Eigentümer“ auswählen und hier die Daten einpflegen. Das Eigentümer-Profil weist neben den Kontaktdaten auch die Bankdaten aus. Das System zieht sich für zukünftigen Schriftverkehr sämtliche Daten automatisch aus dieser Quelle.

Bitte achten Sie darauf, sämtliche Daten sorgsam und korrekt einzufügen. So reduzieren Sie mögliche Fehlerquellen später auf das Mindestmaß.

3. Vervollständigen Sie ihr Profil

Das Profil finden Sie über den Menüpunkt „Einstellungen“. Bitte tragen Sie auch hier sämtliche Daten wie Kontakt und IBAN ein. Sollte eines Ihrer Objekte kein separater Eigentümer zugeordnet sein, zieht sich das System für die Nebenkostenabrechnung die Daten automatisch aus Ihrem Profil. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Daten im Profil immer aktuell und vollständig halten. Denken Sie außerdem daran, für Gewerbeeinheiten auch die Steuernummer/USt. IDNr. einzutragen.

Die Basisarbeit ist nun erledigt. Wie Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen, erfahren Sie hier.

Schritt 2: Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung? Wo finde ich sie?

Sie finden die Nebenkostenabrechnung immer im dazugehörigen Objekt. Dafür wählen Sie über den Menüpunkt in der linken Leiste „Objekte“ aus. Hierunter sind alle Ihre Objekte aufgelistet. Wählen Sie das Wunschobjekt aus, für welches Sie die Nebenkostenabrechnung benötigen.

Der Menüpunkt Nebenkostenabrechnung befindet sich oben links. Bevor Sie starten können, werden Sie über ein aufgepopptes Hinweisfeld daran erinnert, ob auch alle notwendigen Aktionen ausgeführt wurden. Ist dem so, dann tätigen Sie den Button „Fortfahren“. Fehlen hingegen noch Informationen, brechen Sie den Vorgang ab. Gehen Sie zurück zu Schritt 1 und vervollständigen Sie Ihr Profil.

Im dritten Schritt erfahren Sie, wie Sie den Zeitraum der Nebenkostenabrechnung festlegen.

Schritt 3: Wie lege ich den Zeitraum der Nebenkostenabrechnung fest?

Szenario 1: Absolut Beginner

Wenn Sie nun zum ersten Mal eine Abrechnung erstellen möchten, wird Ihre Liste naturgemäß leer sein. Über den Button „Neue Nebenkostenabrechnung erstellen“ können Sie den Zeitraum für die Abrechnung individuell und tagesgenau festlegen. So ist es möglich, Nebenkostenabrechnungen auch unterjährig zu erstellen. Bitte achten Sie auch auf die Vergabe eines Titels, unter dem Sie den Vorgang auch abspeichern. In diesem Fall „Nebenkostenabrechnung“. Anschließend klicken Sie auf „weiter“.

Szenario 2: Sie kennen sich aus

Haben Sie bereits des Öfteren Nebenkostenabrechnungen erstellt, wird sich eine Auswahl der bereits getätigten Aktionen zeigen. Präsentiert werden jeweils Titel, Abrechnungszeitraum, Status und das Erstellungsdatum. Darüber hinaus finden Sie das Dropdown Feld „Aktion“. Dieser Button ist wichtig, denn hierüber können Sie die Vorgänge weiterbearbeiten, herunterladen, kopieren oder auch löschen. Zumindest solange eine Nebenkostenabrechnung noch nicht abgeschlossen ist. Nach Abschluss eines Vorgangs kann er nicht mehr bearbeitet werden.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die hinterlegen Daten Ihrer Nebenkostenabrechnung noch einmal prüfen können, dann klicken Sie hier

Schritt 3.1. Wie prüfe ich die hinterlegten Daten meiner Nebenkostenabrechnung?

Nachdem Sie Ihre Nebenkostenabrechnung angelegt haben, einen Titel vergeben und den Zeitraum festgelegt haben, erfahren Sie hier, wie Sie diese Daten noch einmal überprüfen können.

In einer Tabelle angelegt sollten folgende Punkte überprüft werden:

  • Einheitennamen: Ist der hier eingetragene Name korrekt?
  • Fläche: Stimmt die Quadratmeterzahl der einzelnen Wohneinheiten?
  • Ø Personenanzahl: Ist die Anzahl der Personen noch richtig? Warum im Durchschnitt? Falls es unterjährig einen Mieterwechsel gibt. In den ersten drei Monaten eine Person und die restlichen neun Monate war die Wohnung von zwei Menschen bewohnt.
  • Nebenkostenvorauszahlung: hat es Anpassungen gegeben?
  • Mieter und Mietzeitraum: muss hier gegebenenfalls ein Wechsel berücksichtigt werden?

Ist alles korrekt, geht es weiter zum nächsten Schritt. Falls nicht, korrigieren Sie bitte die Daten.

Sollte der Fall eintreten und an dieser Stelle fälschlicherweise ein Leerstand in der Nebenkostenabrechnung angezeigt werden, dann lesen Sie bitte hier weiter

Was ist besser? Nebenkostenabrechnung manuell erstellen oder automatisiert mit den Daten aus der Software?

Mit der Online-Immobilienverwaltung können Sie frei wählen. Sind Ihre Daten im Tool allerdings konsequent gepflegt, empfehlen wir Ihnen, die Daten aus dem System zu laden. Sie werden hier von einer immensen Zeitersparnis profitieren. Möchten Sie Ihre Abrechnungen aber dennoch manuell erstellen, ist dies natürlich auch möglich.

Wie es mit der Nebenkostenabrechnung weitergeht, erklären wir hier

Schritt 3.2. Wie kommt es zu Leerständen in der Nebenkostenabrechnung

In Schritt 3 – wie lege ich den Zeitraum der Nebenkostenabrechnung fest, wird auf die Prüfung der eingepflegten Daten hingewiesen. Die im Rahmen dieser Prüfung aufgeführte Tabelle beinhaltet unter anderem den Punkt Leerstände. In der Regel sind diese mit der durchschnittlichen Personenzahl von eins dargestellt. Gibt es tatsächlich einen Leerstand, müssen die angefallenen Kosten natürlich trotzdem übernommen werden – und zwar vom Vermieter.

Hier wird fälschlicherweise Leerstand angezeigt. Was muss ich tun um das zu ändern?

Wird in Ihrem Objekt ein Leerstand angezeigt, obwohl es vermietet ist, wurde in der Regel kein Mieter hinterlegt. Das System registriert dann einen Leerstand. Sie können den Fehler beheben, indem Sie in der entsprechenden Einheit ein neues Mietverhältnis anlegen. Dieser Mieter erhält anschließend auch die Gutschrift respektive Aufforderung zur Nachzahlung. Achtung: Es reicht nicht, die Mieten als bezahlt zu markieren. Am besten Sie kontrollieren in dem Zuge auch gleich noch einmal den Abrechnungszeitraum.

Schritt 4: Wie hinterlege ich die Gesamtkosten in der Nebenkostenabrechnung?

Die Gesamtkosten werden in einer eigens dafür entwickelten Tabelle eingepflegt. Hier können Sie die Kostenart auswählen, ein Rechnungsdatum einfügen und Notizen festhalten. Darüber hinaus halten Sie hier Ihre Gesamtkosten mit dem dazugehörigen Verteilerschlüssel fest. Sinnvollerweise ergänzen Sie die Tabelle um die dazugehörige Wohnungseinheit. Sie können dieser Liste bei Bedarf weitere Kostenarten hinzufügen oder aber wieder löschen. So wie Sie es brauchen.

Kostenart: Wir haben sämtliche marktübliche Kategorien von Kostenarten integriert, die über ein Dropdown Menü abrufbar sind. Von A, wie Abwasser, über G wie Gartenpflege bis W, wie Winterdienst. Dennoch kann es passieren, dass Ihnen eine Kategorie fehlt. Kein Problem, Sie können diese individuell und manuell jederzeit hinzufügen.

Hinweise: Dieses Feld müssen Sie nicht zwingend ausfüllen. Falls Sie allerdings zusätzliche Informationen für die Abrechnung hinterlegen möchten, können Sie dies hier tun.

Datum: Sie brauchen diesen Punkt nur, wenn Sie Ihre Rechnungen manuell erstellen möchten. Die Angabe des Datums hilft Ihnen später, die Rechnungen schnell zu finden. Es wird zudem nicht auf der Nebenkostenabrechnung erscheinen.

Gesamtkosten: Bitte tragen Sie hier die Gesamtkosten der jeweiligen Kostenart ein.

Verteilerschlüssel: Hier wird festgelegt, wie die Gesamtkosten umgelegt werden sollen. Im System sind sämtliche Verteilerschlüssel eingepflegt, die Sie hier abrufen können. Dazu gehören: Wohneinheiten, Personenzahl, Wohnfläche, Verbrauch und Direkt. Wichtig: Möchten Sie den Verteilerschlüssel „Direkt“ oder „Verbrauch“ nutzen, müssen Sie eine Nebenrechnung einplanen und die tatsächlichen Kosten des betroffenen Mieters unter „Gesamtkosten“ einfügen.

Betroffene Einheit: Hier werden die Einheiten festgelegt, auf die Sie Ihre Gesamtkosten verteilen möchten. Daraus ergibt sich die Schlüsselung, welche Einzelkosten aus den Gesamtkosten auf die jeweiligen Einheiten verteilt werden. Wenn Sie an dieser Stelle den Verteilerschlüssel „Direkt“ oder „Verbrauch“ einsetzen möchten, müssen Sie hier den betroffenen Mieter einsetzen.

Wie verwende ich den Verteilerschlüssel richtig?

Als Erstes wählen Sie die Kostenart aus. Anschließend tragen Sie sämtliche Kosten aller Einheiten in die „Gesamtkosten“ ein. Auf Basis des Mietvertrags bestimmen Sie im nächsten Schritt den Verteilerschlüssel: Wohneinheiten, Personenanzahl, Wohnfläche in Quadratmetern, Verbrauch oder Direkt. An dieser Stelle noch einmal der Hinweis, dass der Nutzungszeitraum des Mieters beziehungsweise Mietverhältnisses bei den hier aufgeführten Verteilerschlüsseln berücksichtigt wird. Deshalb die Bitte: Prüfen Sie die Daten hier auch noch einmal auf mögliche Fehler.

Sie haben bereits sowohl die Personenzahl als auch Wohneinheiten und Wohnfläche im Objekt hinterlegt. Nun werden diese Daten für die Nebenkostenabrechnung verwendet.

Die Besonderheit der beiden Verteilerschlüssel „Direkt“ und „Verbrauch“

Direkt: Hier beträgt die Schlüsselung zwischen Gesamtkosten und Mietverhältnis 1:1. Sprich die Gesamtkosten werden komplett an den jeweiligen Mieter weitergetragen. Deshalb ist an dieser Stelle auch nur ein einziges Mietverhältnis möglich, bei dem wiederum im Feld „Gesamt“ alle angefallenen Kosten eingetragen werden.

Verbrauch: Hier werden die Zählerstände der im System angelegten Zähler eingefügt. Diese Abrechnungsform berücksichtigt die in der jeweiligen Wohneinheit zugeordneten Zähler. Sie können hier auch das Feld „Externe Abrechnung“ nutzen und separate Dokumente hochladen. Diese fügen Sie diese Unterlage der Nebenkostenabrechnung bei.

Achtung: Die Zählerstände werden lediglich als ergänzende Information auf der Betriebskostenabrechnung vermerkt. Sie dient in keinem Fall der Berechnung. Sofern Sie den Verteilerschlüssel „Verbrauch“ verwenden, empfehlen wir an dieser Stelle, die Kosten lediglich einzeln und pro Einheit zu erfassen.

> Eine Lösung ist in Sicht – die verbrauchsunabhängige Verteilung wird in nur wenigen Wochen einsatzbereit sein. Wir freuen uns darüber und werden Sie zeitnah über den Fortschritt in unseren Newsletter informieren.

Kann ein Miteigentumsanteil als Verteilerschlüssel angegeben werden? Wenn Sie sich diese Frage stellen, dann empfehlen wir Ihnen folgenden Artikel.

 

Schritt 4.1. Kann ich einen Miteigentumsanteil als Verteilerschlüssel angeben?

Sie können einen Miteigentumsanteil als Verteilerschlüssel angeben. Dafür suchen Sie im Menü den Punkt „Objekte“ auf und gehen anschließend auf Objektdetails. Dort öffnen Sie den Button „Verteilerschlüssel“. Über die Vergabe von Punkten an die betroffenen Wohnungen können Sie Ihren Verteilerschlüssel definieren.

Beispiel:

Haus A

Gesamt: 1.000 Anteile

Wohnung Erdgeschoss: 500 Anteile

Wohnung Obergeschoss: 300 Anteile

Wohnung Dachgeschoss: 200 Anteile

 

Bei Gesamtkosten von EUR 100, müsste die Wohnung im Erdgeschoss, laut dem Verteilerschlüssel Miteigentumsanteil, EUR 50 übernehmen.

Jetzt fehlt für die Betriebskostenabrechnung nur noch ein Schritt. Hier gehts weiter"

Schritt 5: Wie überprüfe und schließe ich die Nebenkostenabrechnung ab?

Sie können Ihre Nebenkostenabrechnung als Entwurf abspeichern und bei Bedarf später weitere Änderungen vornehmen. Ganz einfach auf „Entwurf speichern“ klicken. Dieser Entwurf landet in der im ersten Schritt beschriebenen Übersichtsliste. Dort können Sie sie jederzeit weiter bearbeiten, bis zu dem Zeitpunkt an dem Sie den Vorgang abschließen. Danach sind keinen Anpassungen mehr möglich.

Bevor Sie den Vorgang abschließen, haben Sie die Möglichkeit das Anschreiben an Ihren Mieter über die Vorschau noch einmal überprüfen. Bei Bedarf können Sie das Dokument auch extern abspeichern. Neben dem Menüpunkt „Vorschau“ befindet sich ein „+“. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine Übersicht der Gesamtkosten sowie der geleisteten Vorauszahlungen und dem daraus resultierenden Guthaben respektive Nachzahlung. Sobald Sie Ihre Prüfung erfolgreich durchgeführt haben und Sie die Nebenkostenabrechnung abschließen möchten klicken Sie den Button „Abschließen“.

Nachdem Sie diesen Schritt gegangen sind, erscheint ein Hinweisfeld. Hier werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie das für den Mieter vorgesehene Dokument unwiderruflich erstellen möchten. An dieser Stelle erfolgt die finale Abrechnung mit dem ausgewiesenen Guthaben oder der Nachzahlung.

Jetzt können keine Korrekturen mehr vorgenommen werden. Sie haben aber die Möglichkeit, die Abrechnung zu kopieren und dann wieder neu zu bearbeiten.

Grundsätzlich gilt: Sie können den Bearbeitungsprozess der Nebenkosten jederzeit abbrechen, speichern und später wieder aufgreifen.

Nebenkostenabrechnung – weitere Fragen

Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung mit der Online-Immobilienverwaltung?

Die Nebenkostenabrechnung können Sie über das entsprechende Objekt vornehmen. Rufen Sie dazu die Wohnungseinheit Ihrer Wahl auf. Anschließend klicken Sie den Button „Nebenkosten“. Hier erstellen Sie entweder die erste Nebenkostenabrechnung oder schauen sich bereits vorhandene noch einmal an.

In vier Schritten zur Nebenkostenabrechnung

1. Anlage

Schritt 1: Hier legen Sie Namen und Zeitraum fest. In der Regel handelt es sich um volle Jahre, wie zum Beispiel: 01.01.2020 bis 31.12.2020. Anhand einer Tabelle können Sie Ihre Mietverhältnisse inklusive der geleisteten Vorauszahlungen überprüfen. Ist alles korrekt, werden alle im System hinterlegten Kosten noch einmal geladen. Anschließend starten Sie die Nebenkostenabrechnung noch einmal neu. Alternativ haben Sie die Möglichkeit auf Wunsch die Kosten auch manuell einzugeben und auf die Mietverhältnisse zu verteilen.

2. Kostenaufstellung & Verteilung

Hier erfassen Sie sämtliche, umlagefähige Kosten im System. Gleichzeitig ordnen Sie diese den jeweiligen Mietverhältnissen zu. Sofern die Kosten bereits ins System eingepflegt wurden erfolgt die Zuordnung automatisch und bedarf lediglich einer Überprüfung. Wurde die Neuanlage manuell angelegt, müssen Sie noch einmal tätig werden. Bitte tragen Sie sämtliche Kosten nach und ordnen Sie diese den jeweiligen Objekten nach den ausgewählten Verteilerschlüsseln zu.

Tipp: Bei der Umlage der Kosten sollten Sie auf jeden Fall getroffene Vereinbarungen in den Mietverträgen einhalten. Berücksichtigen Sie hier generell §2 der Betriebskostenverordnung

3. Prüfung und Abschluss

Bevor Sie die Nebenkostenabrechnung abschließen und für den Versand an die Mieter vorbereiten, können Sie sämtliche Positionen noch einmal gegenchecken. Falls nötig, ist eine Korrektur an dieser Stelle problemlos möglich.

4. Versenden der Nebenkostenabrechnung

Im letzten Schritt wird die Nebenkostenabrechnung an den Mieter verschickt. Falls Sie sich den Gang zur Post ersparen möchten, wählen Sie stattdessen einfach den digitalen Postversand.

An dieser Stelle wird deutlich: Je besser die Daten in Ihrem Account gepflegt sind, desto einfacher und damit schneller kann die Nebenkostenabrechnung erstellt werden."

Erste Schritte Online-Immobilienverwaltung

Hier bekommen Sie Informationen über die erste Einrichtung Ihres Accounts

Schritt 1: Profil vervollständigen

Oben rechts auf der Seite finden Sie Ihren Namen. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie in Ihr Profil. Nun können Sie hier unter dem Menüpunkt „Kontaktdetails“ Ihre Kontaktdaten einpflegen. Zum Schluss klicken Sie bitte noch auf „Übernehmen“, damit Ihre Einträge abgespeichert werden.

Schritt 2: Wohnung anlegen

Damit Sie eine Wohnung anlegen können, müssen Sie im Vorfeld das dazugehörige Objekt im System eingerichtet haben. Bei einem Objekt handelt es sich in der Regel um ein Mehrfamilienhaus oder auch um ein Einfamilienhaus. Wenn Sie das Objekt noch nicht eingerichtet haben, holen Sie dies bitte nach. Über den sich links auf der Seite befindlichen Menüpunkt „Objekte“ können Sie dies mit einem Klick auf „+ Neues Objekt“ tun. Hier können Sie anschließend Ihr Objekt anlegen. Ist dies geschehen, werden Sie automatisch weitergeleitet und können nun Ihre Einheit anlegen. Gehen Sie dafür auf „+ Neue Einheit“ und geben Sie die Daten zu Ihrer Wohnung, Garage, Stellplatz oder auch Gewerbeeinheit ein.

Alternativ können Sie Ihre Wohnung auch über die Aufgabenliste anlegen.

Schritt 3: Kontakt anlegen

Um sowohl Ihre privaten als auch geschäftlichen Kontakte anlegen zu können, rufen Sie bitte den Menüpunkt „Kontakte“ auf. Den finden Sie in der linken Seitennavigation. Anschließend klicken Sie „+ Neuer Kontakt“. Ein Fenster öffnet sich und hier können Sie alle Informationen zu Ihrem Kontakt einpflegen. Ist alles eingetragen, speichern Sie bitte Ihren Eintrag über den Button „Speichern & Schließen“. Erst dann ist der Kontakt vom System übernommen.

Schritt 4: Mietverhältnis anlegen

Die Mietverhältnisse verwalten Sie über die Einheit selbst. Rufen Sie dafür im Bereich „Mietverträge“ die Rubrik „Mietdetails anzeigen“ auf. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld „Übersicht Mietverhältnisse“. Hier haben Sie die Möglichkeit, über den Menüpunkt „+ Mietverhältnis hinzufügen“, ein neues Mietverhältnis anzulegen.

Schritt 5: Bankkonto verknüpfen

Ihr Bankkonto binden Sie ins System ein, indem Sie über den Menüpunkt „Bankkonten“ auf den Unterpunkt „+ Bankkonto“ klicken. Anschließend führen Sie bitte folgende Schritte durch:

  1. Auswahl der Bank: Bitte tragen Sie hier den Namen Ihrer Bank ein, die mit dem System verknüpft werden soll. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, die Bank über die BIC oder BLZ zu suchen. Wir empfehlen die Banksuche über die BLZ.
  2. Zugangsdaten: Im neu geöffneten Fenster unseres Partners finapi können Sie Ihre Bankdaten eingeben. Anschließend geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen per TAN
  3. Verknüpfung: Haben Sie alle Informationen eingefügt und bestätigt, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Anschließend können Sie den Vorgang schließen und zur Software zurückkehren.

Bitte beachten Sie, dass es beim ersten Mal einige Minuten dauern kann, bis die Daten abgerufen werden. Das verhält sich nur nach der Erst-Einbindung Ihres Bankkontos so. Normalerweise benötigt eine Transaktion nur wenige Minuten.

Schritt 6: Mieteingang verbuchen

Sie können die Mieteingänge sowohl über das jeweilige Objekt respektive Einheit selbst oder aber über den Menüpunkt „Finanzen“ verbuchen. Derzeit werden im System zwei Möglichkeiten zur Verbuchung der Miete unterstützt:

  • Miete „als bezahlt markieren“: Auf diesem Weg wird die Miettransaktion schnell verbucht. Wenn Sie diese Option anklicken, erhält die Miete den „Bezahlt-Status“. Möchten Sie die Zuordnung rückgängig machen, klicken Sie bitte den Menüpunkt „Zuordnung rückgängig machen“.
  • Miete „Mieten bearbeiten und zuordnen“: Hier können Sie entweder eine Barzahlung hinterlegen oder aber auch die Miete mit einer oder mehreren zugeordneten Banktransaktionen verknüpfen. Vorausgesetzt das Bankkonto ist im System eingebunden.

Weitere Funktionen

Dashboard

Mieter-Ampel – Mieteingangsübersicht

Anhand der Mieter-Ampel behalten Sie den Überblick über Ihre Mieteingänge. Auf dem Dashboard präsentiert die Mieter-Ampel sämtliche Mieteingänge des jeweiligen Monats. Dieser Vorgang wird automatisch ausgelöst, vorausgesetzt die Zuweisung wurde im Vorfeld einmal manuell vorgenommen.

Objekte

Aktivierung und Funktionen des Mieterportals

Sie müssen das Mieterportal aktivieren, bevor es genutzt werden kann. Diesen Vorgang üben Sie im jeweiligen Objekt aus. Nachdem es freigeschaltet ist, stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Allgemein: Im ersten Schritt aktivieren Sie das Mieterportal und laden Sie anschließend Ihre Mieter ein, mit Ihnen zukünftig über diesen Kanal zu kommunizieren.
  • Zugriffsrechte: Hier verwalten Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mieter. Meldet sich ein Mieter nach Einladung durch Sie im Mieterportal an, erkennen Sie dies im Bereich der Zugriffsrechte. Gleichzeitig haben Sie bei Bedarf die Möglichkeit, unerwünschte Mieter für das Portal zu sperren.
  • Kontaktdaten: In der Rubrik Kontaktdaten bündeln Sie alle notwendigen Kontakte Ihrer Mieter, Dienstleister oder auch Geschäftspartner. Hierüber können Sie Ihren Mietern für sie wichtige Kontakte freischalten. Ein wichtiger Kontakt wäre zum Beispiel der Hausmeister.
  • Aktuelle Mitteilungen: Über die Mitteilungsfunktion haben Sie die Möglichkeit, Ihre Mieter über wichtige Termine oder Themen zu informieren. Jede neue Mitteilung wird auf dem Mieterportal angezeigt. Parallel werden sie zusätzlich per E-Mail informiert.
  • Dokumente: Im Mieterportal können Sie zudem wichtige Dokumente mit Ihren Mietern teilen. Gehen Sie dafür in Ihre Dokumente, um die notwendige Freigabe erteilen können. Dort folgen Sie dem Link, damit Sie in die für dieses Objekt hinterlegten Dokumente gelangen.

Bei Bedarf können Sie das Mieterportal selbst testen. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie für die Anmeldung eine andere E-Mail Adresse verwenden. Es ist nicht möglich, mit der gleichen E-Mail sowohl als Verwalter als auch als Mieter aufzutreten.

Neues Mietverhältnis anlegen

"Sie können mit nur wenigen Klicks ein neues Mietverhältnis anlegen. Wenn Sie später das Mietverhältnis verwalten möchten, tun sie dies über die Einheit selbst, die den angelegten Objekten zugeordnet ist.

  • • Gehen Sie auf „Mietverträge“ und klicken Sie auf den Button „Ändern“. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld.
  • • Hier klicken Sie bitte auf „+Mietverhältnis anlegen“

In der darauffolgenden Übersicht werden alle vorhandenen Mietverhältnisse präsentiert.

Um ein Mietverhältnis anlegen zu können, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Mieter anlegen: Sie können einen neuen Mieter aus den vorhandenen Kontakten auswählen, indem Sie seinen Namen ins Suchfeld eingeben. Ist diese Person noch nicht als Kontakt angelegt, sollten Sie dies über ein separates Feld nachholen. Geben Sie hier „Neuen Kontakt hinzufügen“ ein.
  • Vertragsdetails hinterlegen: Hier geben Sie sämtliche Vertragsinfos ein. Dazu gehören Start der Miete, ein mögliches Ende, Zahlungskonditionen, die Anzahl der Bewohner in der jeweiligen Einheit. Sie haben zudem die Möglichkeit, hier weitere Dokumente und Informationen zu hinterlegen. Unterjährige Bewohnerwechsel können Sie ebenfalls hier eingeben, was insbesondere für die Nebenkostenabrechnung wichtig ist.
  • Mietkosten: An dieser Stelle geben Sie Informationen über die Kaltmiete und Nebenkosten ein. Gibt es Vereinbarungen über eine Staffelmiete, dann gehört diese Info ebenfalls dazu. Handelt es sich um eine Gewerbeimmobilie ist hier zudem die Mehrwertsteuer zu hinterlegen.
  • Details bei Ein- und Auszug: Hier halten Sie sämtliche Zählerstände fest. Zudem können Sie Absprachen oder Dokumente hinterlegen. In den Einheitendetails werden Zählerstände unter dem Punkt „Zähler“ zusammengefasst."

Mieteingänge verbuchen

Sie können die Mieteingänge sowohl über das jeweilige Objekt respektive Einheit selbst oder aber über den Menüpunkt „Finanzen“ verbuchen. Derzeit werden im System zwei Möglichkeiten zur Verbuchung der Miete unterstützt:

  • Miete „als bezahlt markieren“: Auf diesem Weg wird die Miettransaktion schnell verbucht. Wenn Sie diese Option anklicken, erhält die Miete den „Bezahlt-Status“. Möchten Sie die Zuordnung rückgängig machen, klicken Sie bitte den Menüpunkt „Zuordnung rückgängig machen“.
  • Miete „Mieten bearbeiten und zuordnen“: Hier können Sie entweder eine Barzahlung hinterlegen oder aber auch die Miete mit einer oder mehreren zugeordneten Banktransaktionen verknüpfen. Vorausgesetzt das Bankkonto ist im System eingebunden.

Hinterlegen von Mieterhöhungen / Mietminderungen

Die Mieterhöhungen beziehungsweise Minderungen führen Sie am besten durch, wenn Sie die jeweilige Miete verbuchen. Sie können dabei über Ihr Dashboard direkt auf die noch offenen Mieten klicken und die Monatsmiete dort anpassen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, in der Mietübersicht Ihrer Objekte über die Änderungsfunktion die Mieten zu bearbeiten und neu anzupassen. Wählen Sie dafür „Mieten bearbeiten und zuordnen“ aus. Als dritte Möglichkeit können Sie die Miete des jeweiligen Mietverhältnisses über den Button Gesamtmiete ändern. Auch können sie hier zukünftige Mieterhöhungen hinzufügen.

Anteilige Mieten

Generell gibt es die Möglichkeit, anteilige Miete im System zu hinterlegen. Dafür gehen Sie in die Vertragsdetails des betroffenen Mieters. Sie finden diese im Mietverhältnis. Aktivieren Sie hier den Schieberegler. (Siehe Bild)

Zählerstände hinterlegen

Selbstverständlich können Sie Zählerstände hinterlegen. Hierfür legen Sie sowohl für die Objekte als auch für die Einheiten neue Zähler an. Anschließend erfassen Sie die entsprechenden Zählerstände. Um einen Zähler anzulegen, müssen Sie Objekte oder Einheiten aufrufen. Dort geben sie die notwendigen Informationen über Objekt- und Einheitendetails ein.

Änderung Stammdaten

Sie können die Stammdaten problemlos anpassen, indem Sie auf die Objekt-Übersichtsseite gehen und auf „Ändern“ drücken. (Siehe Bild)

Anschließend öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie Kontaktdaten des Objektes, Fotos oder Profile von Verwaltern hinzufügen. Genauso wie weitere Eckdaten wie zum Beispiel Zähler.

Kredite / Finanzdaten hinterlegen (Objekt/Einheit)

Sie können die Kredite oder auch Kaufpreise sowohl unter dem Objekt als auch über eine einzelne Einheit hinterlegen.

Hinterlegung über das Objekt:

Gehen Sie über die Seitennavigation auf den Menüpunkt „Objekte“. Wählen Sie hier das betroffene Objekt aus. Dort finden Sie unter dem Objektbild den Button „Ändern“. Klicken Sie auf diesen Button und bearbeiten die Objektdetails. Hinterlegen Sie im gleichen Zuge die Kredite respektive Finanzdaten.

Hinterlegung über die Einheit:

Gehen Sie über die Seitennavigation auf den Menüpunkt „Objekte“. Wählen Sie hier das betroffene Objekt aus. Anschließend können Sie die Einheit auswählen, die bearbeitet werden soll. Klicken Sie auf das Feld „Ändern“, um das Dialogfenster zu öffnen. Hier können Sie die entsprechenden Änderungen und Angaben über Kredite/Finanzen einpflegen.

Wie stelle ich eine Überbezahlung in den offenen Posten dar?

Sollte es passieren, dass Ihr Mieter in einem Monat mehr Geld überweist als nötig, können Sie diese Überbezahlung auch in den offenen Posten darstellen.

So gehts:

Es gibt zwei Möglichkeiten mit solch einem Vorfall umzugehen: Sie können die Überbezahlung entweder gegen eine andere Miete verbuchen (a) oder als Miete für den Monat einbuchen (b).

(a) Sie ordnen den kompletten Betrag inklusive der Überbezahlung Ihrem Mieter zu. Die Miete wird anschließend so als Überbezahlung gekennzeichnet.

(b) Sie weisen den kompletten Betrag zu und passen gleichzeitig die Miete an. Sie wird entsprechend herauf- oder herabgesetzt.

"Kann die Online-Immobilienverwaltung Mieten automatisch verbuchen, die im Voraus gezahlt wurden?"

Das ist korrekt. Unsere Software erkennt es, wenn Mieten zu früh gezahlt werden. Sie verbucht diese automatisch. Damit Sie diese Funktion verwenden können, müssen Sie folgende Einstellung vornehmen. In den Vertragsdetails Ihrer Wohnungen oder gesamten Objektes führen Sie zwei Funktionen durch. Zunächst aktivieren Sie per Schieberegler die Solleinstellung hinsichtlich Vorauszahlung der Miete. Anschließend definieren Sie den Tag, an dem die zu frühe Miete eingeht. Das System lernt so, dass die Miete an dem definierten Tag überwiesen wurde. Zukünftig kann es diese Zahlung automatisch zuordnen.

Können Teilzahlungen von Mieten verbucht werden?

Ja, das ist möglich. Es kommt vor, dass Mieter Ihre Miete stückeln anstatt den Betrag komplett zu überweisen. Sie können diese Teilzahlungen problemlos im System verbuchen. Es ist ebenfalls möglich, mehrere Überweisungen für eine Miete als auch andersherum eine Überweisung für mehrere Mieten zu erfassen.

Wie lege ich eine Teilzahlung an?

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wie möchten Sie die Zuordnung vornehmen? In der Mietübersicht (Auswahl offene Mieten), in der Einheitenansicht (Mietenzuordnung) oder vom Bankkonto (Auswahl Zahlung)

Ordnen Sie eine Zahlung zu, in der der Betrag von der Miete abweicht, können Sie den Betrag anpassen oder falls es eine Überzahlung gab, den Betrag aufteilen.

Finanzen

Einbindung Bankkonten

Sie können Ihre Bankkonten über den Menüpunkt „Bankkonto“ ins Tool einbinden. Dafür klicken Sie bitte auf „+ Bankkonten“. Anschließen verknüpfen Sie entweder eine völlig neue Bankverbindung mit dem System oder aber ergänzen weitere Konten zu einer bereits vorhandenen Bank.

Und so funktioniert es:

  1. Bank auswählen: Hier können Sie den Namen Ihrer Bank eintragen, die mit dem System verknüpft werden soll. Alternativ können Sie die Bank über die BIC oder BLZ zu suchen. Wir empfehlen Ihnen, die Banksuche über die BLZ durchzuführen.
  2. Zugangsdaten eingeben: Das neu geöffnete Fenster unseres Partners finapi gibt Ihnen die Möglichkeit, hier Ihre Bankdaten einzugeben. Finalisieren Sie den Prozess, indem Sie anschließend Ihr Passwort eingeben und dieses per TAN bestätigen.
  3. Verknüpfung finalisieren: Nachdem Sie alle Informationen eingefügt und bestätigt haben, bekommen Sie eine Erfolgsmeldung. Schließen Sie den Vorgang und kehren Sie zum Tool zurück.

Das Bankkonto lässt sich nicht verknüpfen. Was kann ich tun?

Sollten Sie bei der Verknüpfung Ihres Bankkontos mit nachfolgend grün markierten Nachricht konfrontiert werden, blockiert ein im Browser installierter Popup-Blocker den Vorgang. Beispielsweise blockiert Safari standardmäßig sämtliche Popups. Diese unangenehme Sache lässt sich allerdings schnell beseitigen.

So deaktivieren Sie den Popup-Blocker im Browser (z.B. in Safari)

  • Klicken Sie in der Menüleiste auf Safari und gehen Sie auf Einstellungen
  • Klicken Sie auf Websites
  • Unter dem Punkt „Allgemein“, links steht, wählen Sie bitte „Popup-Fenster“ aus
  • Anschließend klicken Sie bitte unten rechts auf das Menü „Beim Besuch anderer Websites“
  • Hier wählen Sie „Zulassen“ aus

Erläuterung der Vorschlagsfunktion

Das System überprüft automatisch, ob Mieteingänge auf Ihrem Konto zu verzeichnen sind, nachdem Sie dieses mit dem Tool verknüpft haben. Findet sich ein Geldeingang, der einer Miete zugeordnet werden kann, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht. Die Banktransaktion wird dann automatisch der Miete zugeordnet und gleichzeitig mit dem Hinweis „Vorschlag“ vermerkt. Ihre Aufgabe ist es lediglich, den Vorgang auf seine Richtigkeit hin zu überprüfen und anschließend zu bestätigen.

Kann ich auch manuell ein Bankkonto hinterlegen?

Wenn Sie Ihr Bankkonto nicht mit unserer Software verknüpfen möchten, können Sie die Daten hier auch manuell hinterlegen.

Das funktioniert in 3 Schritten:

  1. Klicken Sie im Menü „Bankkonto“ den oben links liegenden Button „+“
  2. Bitte entscheiden Sie jetzt, ob Sie dieses Konto einer neuen Bank zuweisen oder mit einer bestehenden Bank verknüpfen möchten.
  3. Über einen Klick auf den Button „manuell“ wird eine neue Bankvorlage ausgelöst, in die Sie anschließend Ihre Daten eintragen.

Manuelle Eingabe der Bankumsätze

Nachdem Sie Ihr manuelles Bankkonto erstellt haben, laden Sie sich bitte die „Importvorlage“ herunter. Befüllen Sie diese anschließend mit Ihren Umsätzen und laden Sie die Datei wieder hoch. Daraufhin sind die von Ihnen eingepflegten Umsätze sichtbar und können von Ihnen verbucht werden.

Nachrichten

Versenden von Nachrichten

Um Nachrichten versenden zu können, müssen Sie im Bereich „Nachrichten“ auf das Symbol „+“ klicken. Anschließend wählen Sie den Kontakt aus, dem Sie eine Nachricht senden möchten. Ist dies geschehen, öffnet sich das Nachrichtenfenster. Nun müssen Sie nur noch auswählen, über welchen Kanal Sie kommunizieren möchten. Das machen Sie über die Navigation oben rechts.

Abhängig von hinterlegten Kontaktdaten und Ihrem Tarif können Sie Ihre Nachricht über die Funktionen E-Mail, Portal, SMS oder Post versenden. Nachdem Sie den für Sie passenden Kanal ausgewählt haben, starten Sie mit Ihrer Nachricht.

Hinweis:

Der Kanal SMS steht lediglich zum Versenden von Nachrichten zur Verfügung. SMS können über die Software nicht empfangen werden. Denken Sie also daran, dass Ihr Kontakt die Nachricht nicht per SMS beantworten kann.

Wie erstelle ich eine Mahnung

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Mahnung zu erstellen:

  1. Sie haben die Möglichkeit, in Ihrem Profil ein entsprechendes Template zu erstellen. Dieses Template rufen Sie anschließend im Bereich Nachrichten auf, bearbeiten und versenden es.
  2. Selbstverständlich können Sie eine Mahnung auch ohne vorherige Erstellung eines Templates im Bereich Nachrichten schreiben und versenden.

Wie funktioniert der digitale Postversand

Mit unserer Software können Sie neben SMS, E-Mail und Mieterportal Ihre Post, wie zum Beispiel Abrechnungen auch direkt aus dem System heraus versenden. Unser technischer Partner ist hier die E-Post. Allerdings werden Sie als unser Kunde diesbezüglich keinerlei Berührungspunkte mit der Post haben.

o versenden Sie Ihre Post digital über unser Tool

Es ist alles ganz einfach: Sie geben hier lediglich den Betreff und Ihren Text ein. Auf Wunsch verwenden Sie sogar Ihr eigenes Briefpapier und Textvorlagen. Anschließend wählen Sie Ihren Empfänger aus und klicken auf Versand.

Kann ich eigenes Briefpapier hinterlegen?

Sie können ohne Weiteres Ihr individuelles Briefpapier im System hinterlegen und für Ihren Schriftverkehr nutzen. Anschließend wird Ihre Vorlage für alle Vorgänge automatisch eingesetzt.

Wie kann ich mein eigenes Briefpapier hinterlegen?

  1. Klicken Sie in Ihrem Profil den Button Einstellungen
  2. Hier wählen Sie bitte den Bereich „Briefpapier“ aus
  3. Mithilfe des Stifts neben den beiden Punkten „Briefversand“ und „Betriebskostenabrechnung“ können Sie beide Felder bearbeiten
  4. Ihr Briefpapier können Sie hier nun als PDF hochladen. Sowohl für Seite 1 als auch für alle nachfolgenden Seiten.

Dokumente

Verarbeiten von Dokumenten per E-Mail

Abhängig Ihres Tarifs können Sie Ihre Dokumente via E-Mail direkt auf Ihren Account im System weiterleiten. Nutzen Sie dafür bitte die E-Mail Adresse, die in Ihrem Benutzerkonto hinterlegt ist. Sie finden das Konto in Ihrem Profil unter Einstellungen.

Ab jetzt wird jedes Dokument, welches Sie an Ihren Account senden, im System unter Dokumente > Eingang. Befindet sich das Dokument im System, können Sie es von dort aus weiterverschieben. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eine Einnahme beziehungsweise Ausgabe zu generieren.

Dokumentenfreigabe

Um Dokumente mit Ihren Mietern teilen zu können, müssen Sie im dazugehörigen Objekt zunächst das Mieterportal aktivieren und gleichzeitig Ihren Mieter ins Portal einladen. Erst wenn der Mieter Ihrer Einladung zugestimmt hat, können Sie Dokumente mit ihm teilen.

So funktioniert es:

Gehen Sie dafür bitte ins Menü „Dokumente“. Dort wählen Sie jenes Dokument aus, welches Sie mit Ihren Mietern teilen möchten. Anschließend wählen Sie aus Ihrer Mieterliste den betroffenen Mieter aus. Sie können die Freigabe über das Symbol (Benutzer/Zahnrad) erteilen.

Kann ich hier auch eigene Ordner für meine Dokumente anlegen?

Sie können im System unendlich viele Dokumente abspeichern. Um die Übersicht beizubehalten, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ordner manuell anzulegen und zu strukturieren.

So geht es:

Sie gelangen auf die Dokumentenübersicht, indem Sie auf den Button „Dokumente“ klicken. Hier sind alle Dokumente archiviert, die Sie bereits abgespeichert haben. Auf der linken Seite sehen Sie zudem eine Liste aller angelegten Objekte, für die es bereits Ordner gibt. Hier unterscheiden wir in Dokumente, die sich auf die Objekte beziehen und in Dokumente die Einheiten und Wohnungen zugeordnet sind.

Sie legen einen weiteren Ordner an, indem Sie den Button „Ordner anlegen“ klicken. Diesen finden Sie über den aufgelisteten Ordnern.

Über das Öffnen eines Ordners gelangen Sie auf die nächste Ebene. Dort haben wir bereits Ordner angelegt. Hier können Sie Ihre gewünschten Ordner manuell einrichten.

Warum wir bereits Ordner angelegt haben

Es ist sehr wichtig, dass wir die Ordner angelegt haben. So sichern wir ab, dass die einzelnen Details aus den Objekten, Einheiten und hinterlegten Rechnungen logisch und automatisch zugeordnet werden.

Nur bei uns

Wir verzichten auf die Begrenzung von Speicherkapazitäten. Einzige Ausnahme bildet der Upload, den wir auf maximal 25 MB pro Datei limitieren.

Kontakte

Mehrfachbearbeitung von Kontakten

Leider ist es aktuell noch nicht möglich, Kontakte mehrfach zu bearbeiten. Wenn Sie innerhalb Ihrer Kontakte umfassende Anpassungen oder sogar Löschungen vornehmen möchten, unterstützen wir Sie gern. Sprechen Sie uns an.

Profil

Passwortänderung

Sie können über Ihre Profileinstellungen sowohl Ihre Stammdaten ändern, einen anderen Tarif buchen als auch Ihr Passwort ändern. Die dazugehörige Funktion finden Sie im Menüpunkt „Benutzerkonto“.

Objektdaten und Kontakte importieren

In Ihrem Profil finden sie den Menüpunkt Einstellungen. Klicken Sie darauf und wählen Sie anschließend den Button „Import/Export“ aus. Hierüber haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kontakte und Objekte in Form einer Excel-Tabelle in Ihren Account zu importieren. Wir empfehlen Ihnen im Schritt zuvor das von uns bereitgestellte Template downzuloaden. Achtung: Die Datei kann momentan nur in Microsoft Excel bearbeitet werden.

Löschung der Testdaten

Wenn Sie unsere Software zum ersten Mal nutzen, können Sie mit Testdaten arbeiten. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, das neue System gefahrlos erst einmal kennenzulernen und einen schnellen Einstieg zu finden.

Sie können sämtliche generierten Testdaten nach Ablauf der Testphase bei Bedarf schnell und problemlos wieder entfernen. Dafür gehen Sie in Ihr Profil unter Einstellungen und wählen den Button „Import/Export. Klicken Sie daraufhin auf „Generierte Testdaten löschen“.

Objektverwaltung mit unterschiedlichen Eigentümerprofilen

Sie haben die Möglichkeit, im System verschiedene Eigentümerprofile einzurichten. Das ist in dem Moment wichtig, wenn Sie beispielsweise Wohnungen zum Teil als Privatperson verwalten und andere wiederum als Unternehmen in einer Rechtsform.

Idealerweise legen Sie im Vorfeld unter „Kontakte“ einen Unternehmenskontakt an. Dieser könnte zum Beispiel „Eigentümergemeinschaft Michael Schulz“ heißen und als Typ „Eigentümer“ mit allen notwendigen Bankdaten hinterlegt angelegt werden. Anschließend können Sie diesen Kontakt der Kontaktkachel, der jeweiligen Einheit oder des Objektes zuordnen.

Um hier für noch mehr Transparenz zu sorgen, haben wir die Eigentümerprofile direkt in die Objekte bzw. Einheiten verschoben. Die neue Kontaktkachel ermöglicht es, weitere Kontakte zu hinterlegen. Das kann sowohl der Hausmeister, Handwerker oder die WEG-Verwaltung sein.

Berechtigung erteilen

Sie können auch anderen Personen eine Zugangsberechtigung erteilen. Das könnte zum Beispiel ein Makler sein, der Ihre Immobilie verkaufen soll.

Somit ist es möglich, weitere Benutzer einem Konto hinzuzufügen und ihnen über den Account hinweg greifende Berechtigungen zu vergeben. Ausnahme hier ist die Wohnungsebene. Hier können Sie maximal den Zugriff „Lesen“ vergeben. So schützen Sie die Einsicht auf sensible Daten, wie zum Beispiel ihre Finanzen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Daten separat bereitzustellen.

So erteilen Sie Berechtigungen

Sie können weitere Benutzer problemlos über den nachfolgenden Link zu Ihrem Konto hinzufügen. app.immocloud.de/settings/subuser.

Hinterlegen Sie hier die E-Mail-Adresse des besagten Maklers und gewähren Sie ihm Leserechte für die Dokumente, Kontakte und Objekte. Damit ist er in der Lage, sich die Wohnungen anzusehen ohne Zugriff auf die Finanzen zu erhalten.

Kann die Software von mehr als einer Person genutzt werden?

Es gibt Situationen, in denen mehr als eine Person auf die Software zugreifen können. Wir können dies gewährleisten.

So können mehrere Personen auf die Software zugreifen

Sie haben die Möglichkeit über Ihr Profil weitere Benutzer per E-Mail in Ihren Account einzuladen. Zudem können Sie diverse Berechtigungen erteilen. Die Berechtigung „Löschen“ ist die höchste Berechtigungsstufe und ermöglicht einen mit Ihnen gleichwertigen Status. Bei der Registrierung kann der neue Benutzer sein eigenes Passwort hinterlegen.

Möchten Sie jemandem Zugriff mit nur beschränkte Berechtigungen erteilen?

Das können Sie problemlos umsetzen. Lesen Sie hier, wie das geht

„Verlinkung zum Text Berechtigung erteilen“